Deine Checkliste für ein erfolgreiches Onboarding

Mitarbeitende zu halten wird immer schwieriger!

In den ersten 100 Tagen den neuen Job kündigen? Das passiert immer häufiger! Im Jahr 2018 kündigte noch eine von zehn Personen die neue Tätigkeit innerhalb der ersten 100 Tage. Bis heute hat sich die Zahl verdoppelt – Tendenz weiter steigend. Aber woran liegt das? Die ersten 100 Tage im neuen Job sind die prägendsten für neue Mitarbeitende. Denn ein neuer Job bedeutet in den meisten Fällen auch ein neues Umfeld, neue Kolleg*innen und ein komplett neues soziales Gefüge. Fühlen Mitarbeitende sich nicht binnen kurzer Zeit integriert und am richtigen Ort, kippt die Motivation schnell und sie verlassen das Unternehmen. Das ist betrieblich gesehen ein absoluter Totalschaden.

Was ist Onboarding

Und genau dieses Problem löst das “Onboarding”. Der Begriff stammt aus dem Englischen für “An Bord nehmen” und beschreibt den ganzheitlichen Ansatz zur Einarbeitung und längerfristigen Integration neuer Mitarbeitender. Neben der allgemeinen Einführung und der fachlichen Einarbeitung steht insbesondere die soziale Integration im Mittelpunkt des Prozesses. Ziel ist der Aufbau einer dauerhaften Bindung zwischen Belegschaft und Organisation, sowie die Förderung von Mitarbeitendenzufriedenheit.

Definition und Abgrenzung zu anderen Themen

Das Onboarding lässt sich zur klassischen Einarbeitung durch dessen Tiefe differenzieren: Das Onboarding bildet den Prozess der Aufnahme in ein neues soziales System und geht damit über die klassische Einarbeitung hinaus. Außerdem beschränkt sich die Einarbeitung auf einen relativ überschaubaren Zeitraum von wenigen Wochen, in denen vor allem berufsbezogenes Wissen, Fertigkeiten und organisatorische Regeln vermittelt werden. Das tatsächliche Onboarding jedoch zieht sich bis zu 2 Jahre.

Vorgelagerte Prozesse sind das “Pre-Boarding” bei dem sich eine Organisation auf einen neuen Kandidaten einstellt (näheres dazu in der Checkliste) und zudem noch die ersten Arbeitstage und -wochen als Teil der “Orientierungsphase”.

Welchen Effekt hat Onboarding

Zum einen spart ein gutes Onboarding Geld. Denn das Ersetzen eines Mitarbeitenden, der innerhalb der ersten 100 Tage das Unternehmen wieder verlässt, kostet bis zu 150 % des Jahresgehalts des Mitarbeitenden.

Darüber hinaus trägt das Onboarding maßgeblich zur Imagebildung des Unternehmens bei neuen Mitarbeitenden bei – Neustarter:innen werden zu “Employer Brand Embassadors”, also zu Markenbotschafterndes Unternehmens. Denn besonders in den ersten Wochen und Monaten wird das Erlebte aus der Arbeit mit Familie, Freunden und Bekannten geteilt. Ist hier bereits das Bild des Arbeitgebers durch einen schlechten Start getrübt, wird die Resonanz im privaten Umfeld seltenst besser sein. Ist ein*e Neustarter*in hingegen bereits fest in das Unternehmen integriert und fühlt sich wohl, ist die Bereitschaft zum Anwerben neuer Mitarbeitender aus dem privaten Umfeld weitaus höher.

Onboarding Checkliste

Die folgenden Punkte sollte ein Unternehmen für ein erfolgreiches Onboarding planen und durchführen:

 

  1. Pre-Boarding
    • Formalitäten erledigen: Arbeitsvertrag und weitere Unterlagen wie Lohnsteuerkarte)
    • Kontakt aufrechterhalten: Die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und tatsächlichem Einstieg kann sich ziehen. Aber auch hier fängt die Integration bereits an.
    • Arbeitsplatz vorbereiten: Stehen dem neuen Mitarbeitenden bereits alle Hard- und Software-Arbeitsmittel zur Verfügung und kann direkt gestartet werden?
    • Einarbeitungsplan erarbeiten: Wer übernimmt welche Aufgaben in der Einarbeitung und wer ist Ansprechpartner*in für die Starter?
    • Kolleg*innen einbinden: Weiß jede*r, dass ein*e Neustarter*in anfängt und wer übernimmt die Patenschaft?

       

  2. Orientierungsphase
    • Begrüßung
    • Vorstellungsgespräch bei Vorgesetzten
    • Vorstellungsrunde im Team
    • Rundgang durch das Unternehmen
    • Einweisung am Arbeitsplatz
    • Mittagessen und gemeinsame Pause
    • Abschlussgespräch

       

  3. Onboarding
    • Aufgaben und Verantwortlichkeiten übernehmen
    • Einführungsveranstaltungen 
    • Teambuilings vorantreiben
    • Zielvereinbarungen treffen
    • Feedbackgespräch führen

Resümee

Das Onboarding ist ein entscheidendes Kriterium in der Meinungsbildung von Mitarbeitenden gegenüber dem Unternehmen. Darüber hinaus kann ein gutes und effektives Onboarding einiges an Kosten sparen, da es die Fluktuation in den ersten Tagen und Monaten senkt.  Eine gute Grundlage für die Planung- und Durchführung des Prozesses bietet unsere Checkliste. Darüber hinaus müssen die Unternehmenskultur, die Unternehmensstrategie, die Branche, das Team und die Tätigkeit eines Starters im Onboarding-Aufsatz berücksichtigt werden.

Fabian Zorn | Marketing & Business Development @ dreamteam